個人情報保護方針

個人情報保護に関する基本方針

特定非営利活動法人きょうとNPOセンターは、主に京都府内に活動の本拠を置く、民間非営利活動団体(NPO) の運営又は活動に関する連絡、助言又は援助の活動を行い、これらの団体の分野を越えた水平的なネットワークの拠点としての役割を果たすとともに、NPO 活動の基盤整備を進めて行くことを目的とする団体です。本法人の取得する個人情報等（「個人情報の保護に関する法律」第２条第１項及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という)第２条第３項に規定する個人情報をいい、番号法第２条第８項に規定する特定個人情報を含む)は、この目的に沿って使用するもので、個人情報に関して適用される法令及びその精神を尊重、遵守し、個人情報等を適切かつ安全に取り扱うとともに個人情報等の保護に努めるものとします。

1. 個人情報等の取得等

   本法人は、個人情報等の利用目的を明らかにし、本人の意思で提供された情報を取扱います。

2. 利用目的及び保護

   本法人が取得し、利用する個人情報等は、その利用目的の範囲内でのみ利用します。また、利用目的を遂行するために業務委託をする場合並びに法令等の定めに基づく場合や、人の生命、身体又は財産の保護のために必要とする場合等を除いて、個人情報等を第三者へ提供することは致しません。なお、要配慮個人情報については、法令で定める場合を除き、本人の同意なく取得
   すること、並びに第三者へ提供することはしません。

3. 管理体制

   (1) すべての個人情報等は、不正アクセス、盗難、持出し等による、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等が発生しないように適正に管理し、必要な予防・是正等適切な安全管理措置を講じます。

   (2) 個人情報等をもとに、利用目的内の業務を外部に委託する場合は、その業者と個人情報取扱契約書を締結するとともに、適正な管理が行われるよう管理・監督します。

   (3) 個人情報等の本人による開示・訂正、利用停止等の取扱いに関する問合せは、随時受付け、適切に対応します。

   また、個人情報等の取扱いに関する苦情を受け付ける窓口を設け、苦情を受け付けた場合には、適切かつ速やかに対応いたします。

4. 法令遵守のための取組みの維持と継続

   (1) 本法人は、個人情報等の保護に関する法令及びその他の規則に則った業務運営に努めます。

   (2) 本法人が保有する個人情報等を保護するための方針や体制等については、本法人の事業内容の変化及び事業を取巻く法令、社会環境、ＩＴ環境の変化等に応じて、継続的に見直し、改善します。

令和６（2024）年3月 28 日 （改定）

特定非営利活動法人 きょうと NPO センター

理事長　中村正

個人情報管理規程

（目 的）

第１条　この規程は、特定非営利活動法人きょうとNPOセンター(以下、「この法人」という。)「個人情報保護に関する基本方針」に従い、個人情報等(「個人情報の保護に関する法律」第２条第１項及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)第２条第３項に規定する個人情報をいい、番号法第２条第８項に規定する特定個人情報を含む。以下同じ)の適正な取扱いに関してこの法人の役職員等が遵守すべき事項を定め、これを実施運用することにより個人情報を適切に保護・管理することを目的とする。

（定 義）

第２条 この規程及びこの規程に基づいて策定される規則等において使用する用語については、次のとおりとする。

1. 個人情報 – ｢個人情報｣とは、個人情報保護法第２条第１項に規定する生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）または個人識別符号が含まれるものをいう。
2. 個人情報データベース等 – 個人情報を含む情報の集合物であって、媒体（電子機器、紙）を問わず、容易に検索することができるように体系的に構成したものをいう。
3. 要配慮個人情報 – ｢要配慮個人情報」とは、個人情報保護法第２条第３項に規定する個人情報であって、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして法令で定める記述等が含まれるものをいう
4. 個人番号 – ｢個人番号」とは、番号法第７条第１項又は第２項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
5. 特定個人情報 – ｢特定個人情報｣とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
6. 特定個人情報等 – ｢特定個人情報等」とは、特定個人情報及び関連情報を併せたものをいう。
7. 個人番号関係事務 – ｢個人番号関係事務｣ とは、番号法第９条第３項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
8. 個人情報データベース等 – ｢個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合で、次に掲げるものをいう。
   ア 特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの
   イ 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
9. 個人データ – ｢個人データ｣とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
10. 保有個人データ -「保有個人データ」とは、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして法令で定めるもの以外のものをいう。
11. 本 人 -｢本人｣とは、当該個人情報によって識別される、又は識別され得る生存する特定の個人をいう。
12. 役職員等 – ｢役職員等｣とは、この法人に所属するすべての理事、監事、顧問、職員、契約職員及び嘱託職員をいう。
13. 個人情報管理責任者 – ｢個人情報管理責任者｣とは、理事長によって指名された者であって、個人情報保護に関する法令遵守計画に関する責任と権限を有するものとする。

（適用範囲）

第３条 この規程は、すべての役職員等に適用する。また、退職後においても在任又は在籍中に取得・アクセスした個人情報等については、この規程に従うものとする。

２ 運営委員、フェロー及びこの法人の事業について委嘱又は依頼を受けた者が、この法人の業務に従事する場合には、当該従事者は、この規程を遵守しなければならない。

３ 前項の従事者を管理する立場にある者は、当該従事者に対し、この規程の遵守を確保するために必要な措置を講じなければならない。

（個人情報管理責任者）

第４条 この法人においては、統括責任者を個人情報管理責任者とする。

２ 個人情報管理責任者は、この法人で取り扱う個人情報等について、この規程に定める諸事項を実施・徹底するため、個人情報保護に関する周知の機会を設けなければならない

３ 個人情報管理責任者は、この規程等の適正な実施及び運用を図り、個人情報等が外部に漏洩したり、不正に使用されたり、あるいは改竄されたりすること等がないように管理する責を負う。

（個人情報等の取得）

第５条 個人情報等の取得は、適法かつ公正な方法によって行い、偽りその他不正な手段によって取得してはならない。また、要配慮個人情報については、原則として法令で定める場合を除き、事前に本人の同意を得ないで取得することができない。

２ 個人情報等を取得する場合には、本人（本人が未成年者の場合はその保護者。以下「本人等」という。）に対して、次に掲げる事項又はそれと同等以上の内容の事項を、通知し、または公表しなければならない。

1. この法人の名称、個人情報管理責任者の氏名及び連絡先
2. 個人情報等の利用目的
3. 保有個人データに関する次に掲げる権利の存在及び当該権利行使のための方法
   ア 当該データの利用目的の通知を求める権利
   イ 当該データの開示を求める権利及び第三者提供の停止を求める権利
   ウ 当該データに誤りがある場合にその内容の訂正、追加又は削除を求める権利
   エ 当該データの利用の停止又は消去を求める権利

３ 前項において、本人から書面（電磁的記録を含む）に記載された個人情報を直接取得する場合には、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。
ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

（利用目的及び個人情報の利用）

第６条 個人情報等を取り扱うに当たっては、事前にその利用目的を明確に定めるものとし、当該利用目的は、この法人の業務において必要な範囲であり、かつ本人等から同意を得、又は通知もしくは公表した利用目的の範囲内でなければならない。

２ 特定個人情報を除き、利用目的を変更することができる。ただし、本人の同意を必要とするとともに、変更前の利用目的と関連性を有する範囲内とする。

（個人データの第三者提供）

第７条 法令で定める場合を除き、個人データを第三者に提供してはならない。

２ 前項の定めにかかわらず、この法人の業務を遂行するために当該業務等の一部又は全部を第三者に委託する必要がある場合には、次に掲げる条件を満たす業務委託先に限り、本人等が事前承諾した利用目的の範囲内において個人データ(要配慮個人情報を除く)を当該業務委託先に対して提供できるものとする。

1. 社会通念上相当な事業活動を営む者であること
2. 個人情報等の保護に関し、この規程と同等以上の規程を有し、かつその適正な運用及び実施がなされている者であること
3. この法人との間に、適正な内容の個人情報等の保護に関する定めを締結し、これを遵守することが見込まれる者であること

３ 前項の業務委託を行う場合は、事前に個人情報管理責任者による承諾を得なければならない。

４ 本条第２項の定めに従い、個人情報等を取り扱う業務を第三者に委託した場合には、この法人が当該業務委託先に課した個人情報等の適切な管理義務が、確実に遵守されるよう適時、確認・指導するものとする。

（個人データの正確性確保）

第８条 個人情報等は、利用目的達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保つよう管理運営しなければならない。

（安全管理）

第９条 個人情報管理責任者は、個人データの安全管理のため、個人データの不正アクセス、漏洩、滅失又は毀損防止に努めるものとする。

２ 個人情報管理責任者は、必要に応じて個人データの安全管理のため、必要かつ適正な措置を定めるものとし、当該個人データを取り扱う役職員等に遵守させなければならない。

（役職員等の監督）

第 10 条 個人情報管理責任者は、個人データの安全管理が図られるよう、個人情報等を扱う役職員等に対して必要かつ適切な指導・監督を定期的に行わなければならない。

（個人データの消去・廃棄）

第 11 条 利用する必要がなくなった個人データについては、直ちに当該個人情報等を消去・破棄しなければならない。ただし、指定管理・業務委託の仕様等により、一定期間の保管が別途定められているものに関しては、その仕様に準ずる。

２ 個人情報管理責任者は、個人データの消去・破棄を行うに当たり、消去・廃棄の日、消去・廃棄した個人データの内容及び消去・廃棄については、この法人の「文書管理規程」に定めに準じて行わなければならない。

（通報及び調査義務等）

第 12 条 役職員等は、個人情報等が外部に漏洩していることを知った場合又はそのおそれがあると気づいた場合には、直ちに個人情報管理責任者に通報しなければならない。

２ 個人情報管理責任者は、個人情報等の外部への漏洩について役職員等から通報を受けた場合には、直ちに事実関係を調査しなければならない。

（報告及び対策）

第 13 条 個人情報管理責任者は、前条に基づく事実関係の調査の結果、個人情報等が外部に漏洩していることを確認し、本人の権利又は正当な利益が害されるおそれがある場合には、直ちに次の各号に掲げる事項を理事長のほか、影響を受ける可能性のある本人並びに関係機関に報告しなければならない。
ア 漏洩した個人情報等の範囲
イ 漏洩先
ウ 漏洩した日時
エ その他調査で判明した事実

２ 個人情報管理責任者は、理事長並びに関係機関とも相談の上、当該漏洩についての具体的対応及び対策を講じるともに、再発防止策を策定しなければならない

（保有個人データの利用目的の通知請求）

第 14 条 本人から、当該本人が識別される保有個人データについて、利用目的の通知を求められた場合は、遅滞なくこれに応じるものとする。

（保有個人データの開示請求）

第 15 条 本人から、当該本人が識別される保有個人データについて、開示を求められた場合は、遅滞なく、当該本人が請求した方法により開示するものとする。

（保有個人データの訂正等請求）

第 16 条 本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって、当該保有個人データの訂正、追加又は削除を求められた場合は、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づいて訂正、追加又は削除を行うものとする。
また訂正、追加又は削除を行った場合は、その旨及びその内容を本人に遅滞なく通知するものとする。

（保有個人データの利用停止等請求又は提供の拒否権）

第 17 条 本人から、当該本人が識別される保有個人データについて、利用の停止又は消去の請求があった場合は、これに応じるものとする。ただし、次に掲げるいずれかに該当する場合は、この限りではない。

1. 社会通念上相当な事業活動を営む者であること
2. 法令の規定による場合
3. 本人又は公衆の生命、健康、財産などの重大な利益を保護するために必要な場合

（苦情の処理）

第 18 条 この法人の個人情報等の取扱いに関する苦情の窓口業務は、総務部が担当する。

２ 個人情報管理責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備並びに支援を行う。

３ 個人情報管理責任者は、適宜、苦情の内容について理事長に報告するものとする。

（個人情報等に関する取扱規則）

第 19 条 個人情報並びに特定個人情報に関する取扱いの細則については、理事長が別に定めるものとする。

（改 廃）

第 20 条 この規程の改廃は、理事会の決議を経て行う。

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附 則　この規程は、2005年4月 1 日より施行する。

附 則　この規程は、2024年3月 28 日改正し施行する。